Werkzaamheden van de afdeling Aanvulling & Verbetering

De afdeling Aanvulling & Verbetering is belast met het voorbereiden/opmaken van verzoekschriften voor:

• Het aanvullen en verbeteren van de akten voorkomende in de registers van geboorten, erkenningen, huwelijken, echtscheidingen en overlijden van de Burgerlijke Stand;

• het aanvullen van de registers van geboortenenoverlijden, indien de aangifte daarvan niet binnen de wettelijk vastgestelde termijnen heeft plaatsgehad. Dit wordt ook wel late aangifte genoemd.

Wanneer worden de registers van de Burgerlijke Stand aangevuld of verbeterd?

• Het verzoek tot verbetering van een akte wordt gedaan als in bestaande akte(n) kennelijke schrijf- of spelfouten of misslagen worden geconstateerd;

• het verzoek tot aanvulling of verbetering van de registers wordt ook gedaan wanneer in de registers; een akte ontbreekt (terwijl die akte wel in het desbetreffende register diende voor te komen), wanneer een akte is verscheurd of verminkt, of verloren is geraakt.

Wie is bevoegd om een verzoek tot aanvulling of verbetering te doen

1. In de eerste plaats de persoon op wie de akte in kwestie betrekking heeft of

2. diens gemachtigde:

Let wel

• een uit het buitenland afkomstige machtiging moet bij authentieke akte zijn geschied en moet voorzien zijn van een apostillestempel als het document komt uit een lidland van het apostilleverdrag en anders moet het volgens de in dat land geldende legalisatieprocedure zijn gelegaliseerd.

• van een machtiging opgemaakt in Suriname moet de handtekening gelegaliseerd worden bij de Ambtenaar van de Burgerlijke Stand.

• uit de machtiging moet duidelijk blijken dat de betrokken persoon aan de gemachtigde toestemming geeft, om een verzoek in te dienen op de afdeling Aanvulling en Verbetering ter verbetering van diens foutieve akte.

3. Indien de akte betrekking heeft op minderjarige kinderen: de wettelijke vertegenwoordiger/voogd van het kind.

Let wel

• bij natuurlijk niet erkende en erkende kinderen is de moeder van rechtswege de voogdes en is zij bevoegd, tenzij een ander dan de moeder als voogd is aangewezen. Bij wettige kinderen zijn zowel de moeder als de vader bevoegd.

Om een verzoek tot verbetering van een akte of aanvulling van de registers van de Burgerlijke Stand in te dienen moet de verzoeker:

• diens ID-kaart of paspoort overleggen, tenzij verzoeker geen ID-kaart heeft. In dat geval meldt verzoeker zich ter bevestiging van zijn/haar identiteit aan met diens moeder of twee getuigen;

• 21 jaren of ouder zijn, of eerder meerderjarig geworden door huwelijk.

De procedure bij late aangifte van geboorte of overlijden

Voor de cliënt die zich aanmeldt vanwege het ontbreken van een geboorte-of overlijdensakte geldt de volgende procedure:

• Er wordt een gesprek gevoerd met de cliënt, waarbij ook de aanwezigheid van diens ouders noodzakelijk kan zijn;

• Ten aanzien van de uit dit gesprek voortgevloeide informatie, wordt binnen de bevolkingsadministratie onderzoek gedaan naar de opgegeven persoonsgegevens in kwestie;

• Als er niets wordt aangetroffen, wordt van de persoon een werkstuk opgemaakt waarin onder andere wordt opgenomen:

  • de namen, identiteitsnummer, leeftijd, beroep en woonplaats van de aangever/aangeefster.

  • de voornamen, geboortedatum, -plaats en tijdstip van de persoon.

  Let wel

  De in het werkstuk op te nemen gegevens zal afhangen van welk register moet worden aangevuld (register van geboorte, overlijden of een andere).

  • De cliënt krijgt hierna een afhaalstrook van de afdeling, inhoudende de namen van de cliënt en de melding dat het betreft een late aangifte, de datum wanneer hij/zij zich heeft aangemeld en het telefoonnummer van de afdeling;

  • Vervolgens wordt overgegaan tot de verificatie in de registers op de afdeling Kantmelding en Registerkamer. Gaat het bijv. om een geboorte over het jaar 1980 te Paramaribo, wordt in alle registers van Paramaribo (Centrum, Flora, Kwatta, Latour en Santodorp) over het jaar 1980 tot en met het jaar 1981 van blad tot blad geverifieerd om na te gaan of van de persoon in kwestie daadwerkelijk geen geboorteakte bestaat. De zelfde procedure wordt ook gevolgd als het gaat om late aangifte van overlijden, maar dan wel in de registers van overlijden;

  • Na de verificatie wordt dan het verzoekschrift (formulier) opgemaakt in tweevoud (hierin wordt dezelfde informatie verwerkt als in het werkstuk). Er wordt ook een aangifte verklaring opgemaakt, in geval de cliënt de aangifte niet zelf kan doen;

  • Hierna wordt de cliënt gebeld om zich aan te melden met zijn/haar afhaalstrook en identiteitskaart. De verzoekschriften worden aan de cliënt verstrekt om te lezen. Indien akkoord met de inhoud wordt het ondertekend door de cliënt en het hoofd van de afdeling. Beide exemplaren met onderliggende stukken worden daarna opgestuurd naar de Procureur-Generaal;

  • Wanneer de beschikking bij de Procureur-Generaal af is,wordt de cliënt gebeld om die op te halen en voor verdere afhandeling te brengen naar het Bureau voor Burgerzaken waar de aangifte van de geboorte of het overlijden had moeten plaatsvinden.

Benodigde documenten bij late aangifte van geboorte of overlijden

• Bij een late aangifte van geboorte moet men overleggen:

  • geboortebewijs van het ziekenhuis/medische zending of als de bevalling thuis heeft plaatsgehad een verklaring van de vroedvrouwen en 2 getuigen die ten tijde van de bevalling aanwezig waren.

  • Voorts zoveel mogelijk documenten waarop de gegevens van de persoon op wie de late aangifte betrekking heeft, vermeld zijn bijv. schoolpapieren, vaccinatieboek, doopbewijs, dokterskaart etc.

• Bij een late aangifte van overlijden moet men overleggen

  • overlijdensbewijs van het ziekenhuis/medische zending

  • familieboek, geboorteakte, een ID-kaart van de overledene

Procedure bij verbetering van de registers van de Burgerlijke Stand

• De cliënt meldt zich aan op de afdeling Aanvulling en Verbetering voor de intake;

• Na de intake wordt het probleem geanalyseerd, bestudeerd en verder onderzocht en uitgewerkt. Het onderzoek behelst het raadplegen van de nodige bestanden binnen de bevolkingsadministratie.

• Voorts wordt er onderzoek verricht op de de afdeling Kantmelding en Registerkamer, waarbij de nodige registers, hetzij de geboorte-, erkennings-, huwelijks-, overlijdens- echtscheidingenregisters worden geraadpleegd. Na deze verificatie worden de akten die voor de verbetering noodzakelijk zijn aangevraagd en toegevoegd aan het dossier van de verzoeker. Vaak is het ook noodzakelijk de bij het Hof van Justitie opgeborgen registers te raadplegen.

Let wel

Het onderzoek om een fout in een akte te laten verbeteren is vaak heel tijdrovend. Om de juiste verbetering tot stand te brengen kan ook onderzoek en verificatie op verscheidene andere afdelingen of de Bureaus voor Burgerzaken noodzakelijk zijn. Gedacht kan worden aan de afdelingen: Inspectie, Vreemdelingenregistratie, Aziatische Huwelijken etc. Ook bij het Nationaal Archief Suriname moet er regelmatig onderzoek gedaan worden.

• Bij stuiting van het onderzoek kan de cliënt worden gevraagd om terug te komen met de (groot)ouders om toch nog aan de nodige informatie te kunnen komen;

• Voorts wordt er indien nodig ook contact gemaakt met de medische zending, ziekenhuizen, poliklinieken zowel in Paramaribo als de districten, vroedvrouwen, R.K. Bisdom etc.;

• Na het onderzoek wordt afhankelijk van de geconstateerde fout(en) een verzoekschrift opgemaakt om de akte(n) conform art. 67a of art. 64 juncto 66 van het Surinaams Burgerlijk Wetboek te verbeteren;

Let wel

Welke procedure gevolgd moet worden hangt af van het resultaat van het onderzoek welke door de afdeling Aanvulling en Verbetering wordt ingesteld.

• Indien de fout(en)in de akte conform art. 67a SBW of te wel op aanwijzingen van de directeur verbeterd kunnen worden, wordt een verzoekschrift en procesverbaal opgemaakt, waarin wordt aangegeven wat verbeterd moet worden. Hierna wordt de akte na een wettelijk voorgeschreven procedure uiteindelijk op aanwijzingen van de directeur van het Centraal Bureau voor Burgerzaken verbeterd;

• Indien de fout(en) in de akte conform art. 64 juncto 66 SBW middels vonnis van de kantonrechter verbeterd moet worden, wordt er een verzoekschrift opgemaakt welke ingediend wordt bij het Kantongerecht.

• Van het besluit van de directeur van CBB of van de inschrijving van het vonnis van de kantonrechter wordt een kantmelding gesteld in de desbetreffende akte;

• Hierna wordt de cliënt gebeld om zich aan te melden met zijn/haar afhaalstrook en identiteitskaart of paspoort, waarna deze een afschrift krijgt van de verbeterde akte(en).

Benodigde documenten bij verbetering van de registers van de Burgerlijke Stand

• Ten eerste de foutieve akte of akten.

• Bijkomende documenten:

• betreft het een foutieve geslachtsnaam, voor zover mogelijk familieboekjes van de ouders en grootouders;

• betreft het een foutieve vermelding van het geslacht of is het geslacht helemaal niet vermeld, een verklaring van de arts of het geboortebewijs van het ziekenhuis/medische zending, waarin het geslacht duidelijk vermeld is;

• indien de geboortedatum of plaats van geboorte fout is of niet is vermeld, het geboortebewijs van het ziekenhuis/medische zending/ verklaring van de vroedvrouw;

• betreft het de verbetering van een voornaam moet men bewijzen overleggen waarin de schrijfwijze van de naam is aangegeven zoals ID-kaart, familieboek, paspoort, doopbewijs, schoolpapieren etc.